Tämä on Etelä-Karjalan Säästöpankkisäätiö sr:n (jatkossa myös ’EkspSäätiö’) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Säätiö on sitoutunut noudattamaan GDPR:n ja muun henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön velvoitteita.
Rekisterinpitäjä
Etelä-Karjalan Säästöpankkisäätiö sr (y-tunnus: 0162211–9)
c/o Oma Säästöpankki Oyj
Valtakatu 32
53100 Lappeenranta
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Sähköpostiosoite: info@ekspsaatio.fi
Rekisterin nimi
EkspSäätiön avustusrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avustus- ja apurahahakemusten ja myönnettyjen avustusten ja apurahojen käsittely sekä niiden tilastointi, varojen jakaminen, sisäinen raportointi, yhteydenpito hakijoihin sekä sähköisen palvelun toiminnan seuranta ja kehittäminen.
Henkilötietojen käsittelyperusteena on Etelä-Karjalan Säästöpankkisäätiö sr:n oikeutettu etu, joka perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa rekisterinpitäjältä avustusta tai apurahaa.
Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö
Rekisteröityjä ovat avustuksia tai apurahoja hakeneet henkilöt sekä avustuksia hakeneiden organisaatioiden yhteyshenkilöt, jotka ovat kirjautuneet Aspicore Apuraha4
-järjestelmäpalveluun tai lähettäneet avustushakemuksen verkkosivujen www.ekspsaatio.fi kautta ennen edellä mainitun järjestelmän käyttöönottoa.
Rekisteröidyistä kerätään seuraavia tietoja:
- Perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
- Hakemukseen liittyvät tiedot, kuten tiedot avustuksen tai apurahan hakijan toiminnasta ja avustuksen kohteesta/käyttötarkoituksesta, kustannusarviota koskevat tiedot, aikaisemmat avustukset ja tiedot avustuskohteen muista mahdollisista rahoittajista, myönnettyjen apurahojen saajien henkilötunnus ja pankkiyhteys avustuksen tai apurahan maksatukseen, hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot, tiedot hakijan toimista järjestelmäpalvelussa.
- Järjestelmän käyttöön ja tietoturvan valvontaan liittyvät tekniset tiedot, kuten lokitiedot, IP-osoitteet.
- Tiedot hakijan ja rekisterinpitäjän välisestä viestinnästä.
- Muut tarpeelliset avustus-/apurahahakemuksessa annettavat ja hakemuksen käsittelyn aikana kerättävät tiedot.
- Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti sähköisen järjestelmän (Aspicore Apuraha4) välityksellä rekisteröidyltä itseltään tai hänen organisaatioltaan. Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja viranomaisilta tai julkisista lähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Avustusten/apurahojen saajien nimet julkaistaan säätiön verkkosivuilla. Voimme luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille tai palveluntarjoajillemme. Tieto suoraan luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle sekä tarvittaessa myös Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA). Siirrämme henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille (esimerkiksi tilitoimisto) sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka olemme näille osoittaneet. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä käsittelijälle eikä tällä ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen käsittelykäytäntö
Henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Avustusten hallinnoinnin sähköisen tietojärjestelmän käyttöoikeudet on rajattu rekisterinpitäjän sisällä avustuksista vastaaville tahoille, ja tietojärjestelmän tuottamia tietoja sekä muita rekisterin sähköisesti käsiteltäviä tietoja säilytetään asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä. Hallituksen kokousaineistoa säilytetään myös pöytäkirjakansioissa lukitussa tilassa.
Henkilötietoja käsittelevät säätiön henkilökunta, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat ja mahdollisesti toiset avustusten/apurahojen myöntäjät. Henkilötietoja pyritään näyttämään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
Pääsy avustusjärjestelmään on vain nimetyillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Palvelimet, joilla rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta.
Etelä-Karjalan Säästöpankkisäätiö sr on Säätiöt ja rahastot ry:n jäsen ja noudatamme Hyvää säätiötapaa (https://saatiotrahastot.fi/saation-hyva-tiedonhallintatapa).
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoituksen täyttäminen tai lainsäädäntö edellyttää. Alla on kuvattu eri tietoryhmien säilytysajat.
| Tietoryhmä | Säilytysaika | Perustelu |
| Käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot | 4 vuotta käyttämättömyydestä | Käyttötarpeen päättyessä tiedot poistetaan |
| Keskeneräiset hakemukset | 1 vuosi hakuvuoden päättymisestä | Ei tarpeellisia käsittelyn jälkeen |
| Hakemukset liitteineen ja käsittelytiedot | 10 vuotta loppuraportoinnin jälkeen. Kielteisiin päätöksiin johtaneet hakemukset: henkilötiedot anonymisoidaan 3 vuoden jälkeen päätöksestä | Tilastointi, arkistointi ja tutkimustarkoitus |
| Maksatustiedot (esim. tilinumero, henkilötunnus) | 6 vuotta | Kirjanpitolaki ja viranomaisilmoitukset |
| Selvitystiedot (esim. loppuraportit) | 10-12 vuotta | Tilastointi ja tutkimustarkoitus |
| Lokitiedot ja tekninen käyttödata | 1–2 vuotta | Tietoturva ja järjestelmän toiminnan seuranta |
| Viestintä rekisteröidyn kanssa | 2–5 vuotta | Asioinnin dokumentointi ja oikeusturva |
| Hallituksen kokousmateriaalit (sis. hakijan nimi, avustuksen tarkoitus ja summa) | Pysyvästi | Säätiön toiminnan dokumentointi, säätiölaki |
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisteröityä informoidaan henkilötietolainsäädännön soveltamisesta ja hänen oikeuksistaan tämän hakiessa avustusta rekisterinpitäjän käytössä olevan sähköisen järjestelmän välityksellä. Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan lähettämällä niihin liittyvät pyynnöt sähköpostilla osoitteeseen info@ekspsaatio.fi. Tietopyynnöltä edellytetään, että se esitetään kirjallisesti ja tarvittaessa sen ohessa esitetään riittävät tiedot pyytäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
- Tietojen tarkastus: Rekisteröidyllä on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Avustuksen/apurahan hakija voi itse tarkastaa avustusjärjestelmästä, mitä tietoja hän on järjestelmään luovuttanut.
- Tietojen korjaaminen: Rekisteröity voi pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista rekisterinpitäjältä. Avustuksen/apurahan hakijan tulee pitää yhteystietonsa ajan tasalla järjestelmässä.
- Tietojen poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Poistamista voivat rajoittaa lakisääteiset tai tekniset syyt säilyttää tietoa.
- Muut oikeudet: Rekisteröidyllä voi myös olla oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat tiedot ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Joissakin laissa säädetyissä tapauksissa rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tai pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi. Kaikissa kysymyksissä tai huomautuksissa henkilötietojen käsittelyyn tai edellä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseen liittyen voi kuitenkin myös aina ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen info@ekspsaatio.fi.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Seuraamme tietosuojalainsäädännön muutoksia ja haluamme kehittää toimintaamme jatkuvasti; siksi pidätämme oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.8.2025.
Evästekäytännöt
Tällä sivulla kerromme, mitä evästeitä verkkosivustomme käyttää, mihin tarkoituksiin ja miten voit hallita suostumustasi.
Mitä evästeet ovat?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän laitteelle. Niiden avulla sivusto toimii teknisesti oikein ja pystyy muistamaan esimerkiksi asetuksia, istuntoja ja käyttäjän valintoja.
Analytiikkaevästeet (Google Analytics)
Käytämme Google Analytics -palvelua kerätäksemme anonyymiä tietoa siitä, miten sivustoa käytetään. Näiden evästeiden käyttö edellyttää suostumustasi. Google Analytics kerää tietoja esimerkiksi:
- sivujen katselumääristä
- istunnon kestosta
- selaimen ja laitteen teknisistä tiedoista
- sivustolla tehdyistä toiminnoista
- IP-osoitteesta (anonymisoitu ennen tallentamista)
Näiden tietojen avulla voimme kehittää sivuston toimivuutta ja käyttäjäkokemusta.
Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Google voi käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Suojaamme tietojen siirrot käyttämällä Googlen tarjoamia sopimusmekanismeja ja IP-anonymisointia.
Kuinka voit hallita evästeitä?
Voit hallita evästeasetuksia koska tahansa tämän sivun kautta, katso alemmas.
Jos sinulla on kysymyksiä tietosuojasta tai evästeiden käytöstä, ota yhteyttä:
Etelä-Karjalan Säästöpankkisäätiö sr (y-tunnus: 0162211–9)
c/o Oma Säästöpankki Oyj
Valtakatu 32
53100 Lappeenranta
Sähköpostiosoite: info@ekspsaatio.fi
Alla näet listan sivuston käyttämistä evästeistä ja niiden kuvauksista.
WordPress (välttämätön evästetyyppi)
Tämä sivusto on luotu WordPress-sisällönhallintajärjestelmällä. WordPress ei kerää evästeitä normaaleilta kävijöiltään millään tasolla. Mikäli kirjaudut sisään järjestelmän hallintapaneeliin tai jätät kommentit sivuston kommenttikenttään, voi WordPress tallentaa joitain toimivuuteen tarvittavia perustason evästeitä. Tämän verkkosivuston hallitsija ei käytä WordPressin evästeitä millään tasolla hyväksi itse, kaikki toiminnallisuus tulee puhtaasti WordPress-järjestelmän kautta. Lue lisää täältä.
Google Analytics (valinnainen evästetyyppi)
Google Analytics on Googlen kehittämä kävijäseurantapalvelu, jonka ideana on kertoa sivuston ylläpitäjille tarkempia tietoja kävijöiden selaamistiedoista. Google Analytics -data auttaa ylläpitäjiä ymmärtämään millainen sisältö on toimivaa ja mitkä ovat olleet esimerkiksi suosittuja aiheita sivustolla. Lue lisää täältä.
Google - ad_storage (valinnainen evästetyyppi)
Google Consent Mode V2. Sallii mainontaan liittyvän tallennustilan (kuten evästeet).
Google - ad_user_data (valinnainen evästetyyppi)
Google Consent Mode V2. Asettaa suostumuksen mainontaan liittyvien käyttäjätietojen lähettämiseen Googlelle.
Google - ad_personalization (valinnainen evästetyyppi)
Google Consent Mode V2. Asettaa suostumuksen kohdennettuun mainontaan.
Google - analytics_storage (valinnainen evästetyyppi)
Google Consent Mode V2. Sallii analytiikkaan liittyvän tallennuksen (kuten evästeet), esim. vierailun kesto.
Upotukset (valinnainen evästetyyppi)
Sivustolla voi olla käytössä erinäisiä upotuksia. Upotuksilla tarkoitetaan kaikenlaisia iframe-elementtejä, joilla tuodaan jonkin toisen verkkosivuston tieto tälle sivustolle. Yleisimmät upotukset ovat esimerkiksi Youtube-videot tai yksittäiset twiitit Twitteristä, upotuksien avulla näitä sisältöjä voidaan helposti näyttää ilman, että tarvitsee siirtyä heidän omille sivuilleen. Upotuksissa näytetään toisen sivuston sisältö täysin tämän sivuston sisällä. Tämä toinen sivusto pystyy itse täydellisesti määrittelemään omalla puolellaan, että minkälaisia evästeitä kävijöiden koneille syötetään ja tämä sivusto jolla tällä hetkellä vierailet ei pysty näihin millään muotoa vaikuttamaan. Esimerkiksi Youtube-upotusta katsoessa Youtube voi asettaa omia evästeitään, vaikka videoita katsottaisiin tämän sivuston kautta.
Evästeasetusten vaihto
Voit vaihtaa evästeasetuksiasi klikkaamalla alta.
Nykyinen asetus: Ladataan, odota hetki...